[แจกฟรี] โปรแกรมจองห้องประชุม ออนไลน์ PHP, E-Booking, Meeting Room

ระบบจองห้องประชุมไม่ควรเป็นเพียงปฏิทินที่ใครก็คลิกเลือกเวลาได้ แต่ควรเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรจัดการทรัพยากรห้องประชุมได้อย่างมีระเบียบ ตรวจสอบย้อนกลับได้ และลดความผิดพลาดที่เกิดจากการจองซ้ำ การประสานงานล่าช้า และการสื่อสารที่ไม่ครบถ้วน

โปรเจ็กต์นี้คือระบบจองห้องประชุมออนไลน์ที่พัฒนาบน Now.js และ Kotchasan โดยออกแบบมาให้ตอบโจทย์ทั้งผู้ใช้งานทั่วไป ผู้อนุมัติ และผู้ดูแลระบบในชุดเดียว จุดเด่นไม่ได้อยู่แค่การ “จองห้อง” แต่คือการทำให้กระบวนการบริหารห้องประชุมทั้งองค์กรชัดเจนขึ้น เร็วขึ้น และตรวจสอบได้มากขึ้น

ทำไมองค์กรจึงต้องมีระบบจองห้องประชุมโดยเฉพาะ

หลายองค์กรยังใช้วิธีจองห้องผ่านการแชต ปฏิทินทั่วไป หรือเอกสาร shared file ซึ่งมักเกิดปัญหาเดิมซ้ำ ๆ

• มีการจองเวลาชนกันโดยไม่รู้ตัว
• ผู้อนุมัติไม่เห็นภาพรวมของคำขอที่รอดำเนินการ
• ผู้ใช้งานไม่รู้ว่าห้องไหนรองรับจำนวนคนหรืออุปกรณ์ที่ต้องใช้
• ทีมงานต้องตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ ว่าห้องว่างหรือไม่ ใครจอง และสถานะไปถึงไหนแล้ว

ระบบนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้นโดยตรง ด้วยการรวมข้อมูลห้อง กติกาการจอง การอนุมัติ และการแจ้งเตือนไว้ใน workflow เดียว

ภาพรวมของระบบ

นี่คือโปรแกรมจองห้องประชุมสำหรับองค์กรที่ทำงานแบบ web application โดยมีหน้าจอหลักครบวงจร

• หน้าแสดงรายการห้องประชุม
• ฟอร์มจองห้อง
• หน้ารายการจองของผู้ใช้งาน
• หน้าคิวงานสำหรับผู้อนุมัติ
• หน้าตรวจสอบและตัดสินคำขอ
• ปฏิทินการใช้งานห้อง
• ระบบจัดการข้อมูลห้องประชุม
• หน้าตั้งค่ากฎการจองและการอนุมัติ

จึงเหมาะกับองค์กรที่ต้องการระบบ room booking software ที่ใช้งานจริงได้ในระดับแผนกหรือทั้งองค์กร ไม่ใช่เพียงหน้า form ง่าย ๆ ที่เก็บข้อมูลการจองเท่านั้น

จุดเด่นของโปรแกรมจองห้องประชุมนี้

1. มีแค็ตตาล็อกห้องให้เลือกอย่างชัดเจน

ผู้ใช้งานสามารถเปิดดูรายการห้องทั้งหมดได้จากหน้าแค็ตตาล็อก พร้อมข้อมูลสำคัญที่ใช้ตัดสินใจ เช่น

• ชื่อห้อง
• เลขห้อง
• อาคาร
• จำนวนที่นั่ง
• สถานะการใช้งาน
• รูปภาพประกอบห้อง

ประโยชน์คือผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องถามเจ้าหน้าที่ก่อนเสมอว่าห้องไหนเหมาะกับการประชุมประเภทใด เพราะระบบช่วยสื่อสารข้อมูลพื้นฐานให้พร้อมตั้งแต่ต้น

2. รองรับการจองหลายวันแบบรายวันอย่างเหมาะกับการใช้งานห้อง

หนึ่งในรายละเอียดสำคัญของระบบนี้คือแนวคิดการจองหลายวันแบบ daily slot หรือการใช้เวลาเดียวกันในทุกวันของช่วงวันที่ที่เลือก เช่น

• วันที่ 1 ถึงวันที่ 10
• เวลา 08:00 ถึง 10:00

ระบบจะตีความว่าเป็นการจอง “ทุกวัน” ในช่วง 08:00-10:00 ของวันที่ 1-10 ซึ่งเหมาะกับการใช้งานห้องประชุมมากกว่าการล็อกห้องแบบต่อเนื่อง 24 ชั่วโมงตลอดช่วงหลายวัน แนวทางนี้ช่วยให้การบริหารทรัพยากรห้องมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะช่วงเวลาที่ไม่ได้ใช้งานจริงยังเปิดให้หน่วยงานอื่นจองได้ต่อ

3. ตรวจสอบเวลาซ้ำอัตโนมัติ

ระบบจะเช็กเวลาทับซ้อนของห้องประชุมโดยอัตโนมัติก่อนบันทึก และตรวจซ้ำอีกครั้งก่อนอนุมัติขั้นสุดท้าย ทำให้ลดความเสี่ยงของการจองชนกันจากการเปลี่ยนแปลงข้อมูลระหว่างทาง นี่คือคุณสมบัติสำคัญของ meeting room reservation system ที่ใช้งานจริงในองค์กร เพราะช่วยลดทั้งข้อผิดพลาดและข้อขัดแย้งในการใช้งานห้องร่วมกัน

4. ผู้ใช้งานติดตามรายการของตัวเองได้

ระบบไม่ได้จบแค่ตอนส่งคำขอ แต่ยังมีหน้า My bookings ให้ผู้ใช้งานติดตามรายการของตนเองได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็น

• ดูสถานะล่าสุด
• เปิดดูรายละเอียด
• แก้ไขรายการที่ยังแก้ได้
• ยกเลิกรายการตามกฎที่ตั้งไว้
• ลบรายการตามสถานะที่ระบบอนุญาต

จุดนี้ช่วยลดภาระของเจ้าหน้าที่ เพราะผู้ใช้งานสามารถ self-service ได้มากขึ้น

5. มีปฏิทินการจองห้องที่เห็นภาพรวมได้ทันที

ระบบมีหน้า Reservation calendar สำหรับดูรายการจองที่อนุมัติแล้ว ทำให้ทีมงานเห็นภาพรวมของการใช้งานห้องแบบวันต่อวัน สัปดาห์ต่อสัปดาห์ หรือเดือนต่อเดือน ปฏิทินไม่ได้เป็นเพียงการแสดงข้อมูลสวยงาม แต่เป็นเครื่องมือบริหารทรัพยากรจริง เพราะช่วยตอบคำถามสำคัญได้ทันที เช่น

• ช่วงไหนห้องถูกใช้งานหนาแน่น
• ห้องไหนว่างบ่อย
• การจองหลายวันของห้องใดบ้างกระทบตารางรวม

6. จัดการข้อมูลห้องประชุมได้จากหลังบ้าน

ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการ master data ของห้องประชุมได้ครบถ้วน เช่น

• เพิ่มห้องใหม่
• แก้ไขชื่อห้องและเลขห้อง
• ระบุอาคารและจำนวนที่นั่ง
• ใส่รายละเอียดเพิ่มเติมของห้อง
• อัปโหลดรูปภาพห้อง
• เปิดหรือปิดการใช้งานห้อง

สิ่งนี้ทำให้ระบบไม่ได้เป็นเพียงระบบรับคำขอ แต่เป็นฐานข้อมูลห้องประชุมที่พร้อมใช้งานต่อเนื่องในระยะยาว

7. รองรับอุปกรณ์และวัตถุประสงค์การใช้งาน

ในฟอร์มจอง ผู้ใช้งานสามารถระบุรายละเอียดสำคัญได้มากกว่าการเลือกวันเวลา เช่น

• หัวข้อการประชุมหรือกิจกรรม
• จำนวนผู้เข้าร่วม
• วัตถุประสงค์การใช้งานห้อง
• อุปกรณ์ที่ต้องการ
• หมายเหตุเพิ่มเติม

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้อนุมัติและผู้ดูแลอาคารตัดสินใจได้ดีขึ้น และช่วยให้การจัดเตรียมห้องตรงตามความต้องการจริง

8. มีกฎการยกเลิกและการแก้ไขที่กำหนดได้

ระบบเปิดโอกาสให้แต่ละองค์กรตั้งค่า policy ของตัวเองได้ เช่น

• อนุญาตให้แก้ไขหรืออนุมัติได้ถึงก่อนเวลาเริ่มจองหรือก่อนเวลาสิ้นสุด
• อนุญาตให้ยกเลิกได้เฉพาะบางสถานะ
• อนุญาตให้ยกเลิกย้อนหลังได้หรือไม่
• กำหนดว่าสถานะใดบ้างที่ผู้จองลบรายการได้เอง

ผลลัพธ์คือองค์กรสามารถออกแบบระบบจองห้องให้สอดคล้องกับระเบียบภายในได้จริง

9. แจ้งเตือนผ่านหลายช่องทาง

เมื่อมีการบันทึก อนุมัติ หรือเปลี่ยนสถานะ ระบบสามารถแจ้งเตือนไปยังผู้เกี่ยวข้องผ่านช่องทางสำคัญได้ เช่น

• Email
• LINE
• Telegram

ความสามารถนี้ช่วยลดการตกหล่นของข้อมูล โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องการ workflow เร็วและต้องแจ้งคนหลายฝ่ายพร้อมกัน

เหมาะกับองค์กรแบบไหน

ระบบนี้เหมาะกับหน่วยงานที่มีการใช้ห้องประชุมร่วมกันเป็นประจำ เช่น

• บริษัทเอกชน
• โรงเรียนและมหาวิทยาลัย
• หน่วยงานราชการ
• โรงพยาบาล
• องค์กรไม่แสวงหากำไร
• ศูนย์ฝึกอบรมหรือศูนย์ประชุมภายในองค์กร

หากองค์กรมีปัญหาเรื่องการจองชนกัน การอนุมัติล่าช้า หรือการสื่อสารเรื่องห้องประชุมไม่ชัดเจน ระบบนี้สามารถช่วยยกระดับกระบวนการทำงานได้อย่างชัดเจน

ความน่าสนใจในมุมธุรกิจ

ในมุมของผู้บริหาร ระบบจองห้องประชุมที่ดีไม่ใช่แค่เครื่องมือ IT แต่เป็นระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรองค์กร

ประโยชน์ที่เห็นได้ชัด เช่น

• ลดเวลาประสานงานระหว่างผู้ใช้กับเจ้าหน้าที่
• ลดปัญหาการใช้ห้องชนกัน
• เพิ่มความโปร่งใสของขั้นตอนอนุมัติ
• ทำให้ข้อมูลห้องประชุมเป็นปัจจุบันและค้นหาได้ง่าย
• สร้างมาตรฐานเดียวกันในการจองห้องทั้งองค์กร

จึงเหมาะทั้งในฐานะระบบใช้งานภายใน และในฐานะผลิตภัณฑ์ที่นำไปต่อยอดเป็นบริการด้าน room reservation หรือ meeting room management ได้

เทคโนโลยีที่อยู่เบื้องหลัง

แม้เนื้อหาหลักของเอกสารนี้จะเน้นคุณสมบัติของโปรแกรม แต่สถาปัตยกรรมของโปรเจ็กต์ก็เป็นอีกจุดแข็งที่สำคัญ

• Frontend ทำงานแบบ SPA ด้วย Now.js
• Backend API พัฒนาด้วย PHP บน Kotchasan และ GCMS layer
• มีหน้า template แยกตาม workflow ชัดเจน
• รองรับการตั้งค่า การอัปเกรด และการขยายโมดูลในอนาคต

สิ่งนี้ช่วยให้ระบบมีความยืดหยุ่นทั้งในเชิงฟีเจอร์และการดูแลรักษาระยะยาว

สรุป

หากกำลังมองหาโปรแกรมจองห้องประชุมที่มากกว่าแค่ฟอร์มจองธรรมดา โปรเจ็กต์นี้ถือเป็นตัวอย่างของระบบที่ออกแบบมาครบทั้งด้านการใช้งานจริงและการบริหารจัดการองค์กร

จุดแข็งของระบบอยู่ที่การรวมคุณสมบัติสำคัญไว้ครบถ้วน

• มีแค็ตตาล็อกห้องและข้อมูลห้องที่พร้อมใช้งาน
• รองรับการจองหลายวันแบบรายวันซึ่งเหมาะกับบริบทห้องประชุม
• มีระบบอนุมัติหลายขั้นและกฎการยกเลิกที่ยืดหยุ่น
• มีปฏิทินการใช้งานห้องที่เห็นภาพรวมได้ง่าย
• รองรับการแจ้งเตือนหลายช่องทาง
• มีหลังบ้านสำหรับจัดการข้อมูลห้องและ policy ของระบบ

สำหรับองค์กรที่ต้องการระบบจองห้องประชุมออนไลน์ที่ใช้งานได้จริง ตรวจสอบได้ และพร้อมขยายต่อในอนาคต โปรเจ็กต์นี้ตอบโจทย์ได้ทั้งในมุมผู้ใช้งานและในมุมผู้บริหาร

1111

ข้อตกลงการนำไปใช้งาน

• สามารถนำไปใช้งานส่วนตัวได้
• สามารถพัฒนาต่อยอดได้
• ต้องการให้ผู้เขียนพัฒนาเพิ่มเติม ติดต่อผู้เขียนได้โดยตรง (อาจมีค่าใช้จ่าย)
• ผู้เขียนไม่รับผิดชอบข้อผิดพลาดใดๆในการใช้งาน
• ห้ามขาย ถ้าต้องการนำไปพัฒนาต่อเพื่อขายให้ติดต่อผู้เขียนก่อน (เพื่อบริจาค)

 

ความต้องการ

• Server ภาษา PHP 7.4 ขึ้นไป (สำหรับการทดสอบโปรแกรมบนเครื่องของตัวเอง แนะนำให้คิดตั้งโปรแกรม XAMPP เพื่อจำลองเป็น Server ก่อนการติดตั้งโปรแกรม)
• ext-mbstring
• PDO Mysql
• UTF-8 support

 

การติดตั้งและการอัปเกรด

• ดาวน์โหลดไฟล์ล่าสุดจาก Github
• แตกไฟลฺ zip ที่ได้มาออกและอัปโหลดโค้ดทั้งหมดจากที่แตกไฟล์ขึ้นไปบน Server ไม่แนะนำให้อัปโหลดสคริปต์จากที่ทดสอบไปยัง Server ต้องใช้ไฟล์ใหม่และติดตั้งใหม่บน Server เท่านั้น รวมถึงการอัปเกรดด้วย
• เรียกตัวติดตั้ง http://domain.tld/install/ (เปลี่ยน domain.tld เป็นโดเมนรวมพาธที่ทำการติดตั้งไว้) และดำเนินการตามขั้นตอนการติดตั้งหรืออัปเกรดจนกว่าจะเสร็จสิ้น
• ลบไดเร็คทอรี่ install/ ออก

สำหรับใครที่ไม่รู้ว่าวิธีการติดตั้งทำอย่างไร ดูคลิปวิธีการติดตั้งนี้ได้เลย วิธีการอัปโหลดสคริปต์ และการติดตั้งโปรแกรมที่สร้างจากคชสาร
พบปัญหาการติดตั้ง แนะนำอ่านกระทู้นี้ก่อน https://www.kotchasan.com/forum.html?wbid=3809
 

สามารถเข้าใช้งานได้โดย User

ผู้ดูแลระบบ : admin@localhost + admin (เว็บตัวอย่างเข้าระบบด้วยบัญชี Social)
สมาชิกทั่วไป  : demo@localhost + demo

พบปัญหาการใช้งานหรือต้องการเสนอแนะ หรือ ต้องการสอบถามใดๆ โพสต์ถามไว้บนเว็บบอร์ดของเว็บไซต์นี้ได้เลยนะครับ ผมยินดีตอบทุกคำถาม

เว็บไซต์ตัวอย่าง https://booking.acc.in.th

ดาวน์โหลดโค้ดได้จาก Github

หากต้องการสนับสนุนผู้เขียน สามารถบริจาคช่วยเหลือค่า Server ได้ที่

ธนาคาร กสิกรไทย สาขากาญจนบุรี
เลขที่บัญชี 221-2-78341-5
ชื่อบัญชี กรกฎ วิริยะ