[แจกฟรี] โปรแกรมจองห้องประชุม ออนไลน์ PHP, E-Booking, Meeting Room

ระบบจองห้องประชุมไม่ควรเป็นเพียงปฏิทินที่ใครก็คลิกเลือกเวลาได้ แต่ควรเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรจัดการทรัพยากรห้องประชุมได้อย่างมีระเบียบ ตรวจสอบย้อนกลับได้ และลดความผิดพลาดที่เกิดจากการจองซ้ำ การประสานงานล่าช้า และการสื่อสารที่ไม่ครบถ้วน

โปรเจ็กต์นี้คือระบบจองห้องประชุมออนไลน์ที่พัฒนาบน Now.js และ Kotchasan โดยออกแบบมาให้ตอบโจทย์ทั้งผู้ใช้งานทั่วไป ผู้อนุมัติ และผู้ดูแลระบบในชุดเดียว จุดเด่นไม่ได้อยู่แค่การ “จองห้อง” แต่คือการทำให้กระบวนการบริหารห้องประชุมทั้งองค์กรชัดเจนขึ้น เร็วขึ้น และตรวจสอบได้มากขึ้น

ทำไมองค์กรจึงต้องมีระบบจองห้องประชุมโดยเฉพาะ

หลายองค์กรยังใช้วิธีจองห้องผ่านการแชต ปฏิทินทั่วไป หรือเอกสาร shared file ซึ่งมักเกิดปัญหาเดิมซ้ำ ๆ

มีการจองเวลาชนกันโดยไม่รู้ตัว
ผู้อนุมัติไม่เห็นภาพรวมของคำขอที่รอดำเนินการ
ผู้ใช้งานไม่รู้ว่าห้องไหนรองรับจำนวนคนหรืออุปกรณ์ที่ต้องใช้
ทีมงานต้องตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ ว่าห้องว่างหรือไม่ ใครจอง และสถานะไปถึงไหนแล้ว

ระบบนี้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้นโดยตรง ด้วยการรวมข้อมูลห้อง กติกาการจอง การอนุมัติ และการแจ้งเตือนไว้ใน workflow เดียว

ภาพรวมของระบบ

นี่คือโปรแกรมจองห้องประชุมสำหรับองค์กรที่ทำงานแบบ web application โดยมีหน้าจอหลักครบวงจร

หน้าแสดงรายการห้องประชุม
ฟอร์มจองห้อง
หน้ารายการจองของผู้ใช้งาน
หน้าคิวงานสำหรับผู้อนุมัติ
หน้าตรวจสอบและตัดสินคำขอ
ปฏิทินการใช้งานห้อง
ระบบจัดการข้อมูลห้องประชุม
หน้าตั้งค่ากฎการจองและการอนุมัติ

จึงเหมาะกับองค์กรที่ต้องการระบบ room booking software ที่ใช้งานจริงได้ในระดับแผนกหรือทั้งองค์กร ไม่ใช่เพียงหน้า form ง่าย ๆ ที่เก็บข้อมูลการจองเท่านั้น

จุดเด่นของโปรแกรมจองห้องประชุมนี้

1. มีแค็ตตาล็อกห้องให้เลือกอย่างชัดเจน

ผู้ใช้งานสามารถเปิดดูรายการห้องทั้งหมดได้จากหน้าแค็ตตาล็อก พร้อมข้อมูลสำคัญที่ใช้ตัดสินใจ เช่น

ชื่อห้อง
เลขห้อง
อาคาร
จำนวนที่นั่ง
สถานะการใช้งาน
รูปภาพประกอบห้อง

ประโยชน์คือผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องถามเจ้าหน้าที่ก่อนเสมอว่าห้องไหนเหมาะกับการประชุมประเภทใด เพราะระบบช่วยสื่อสารข้อมูลพื้นฐานให้พร้อมตั้งแต่ต้น

2. รองรับการจองหลายวันแบบรายวันอย่างเหมาะกับการใช้งานห้อง

หนึ่งในรายละเอียดสำคัญของระบบนี้คือแนวคิดการจองหลายวันแบบ daily slot หรือการใช้เวลาเดียวกันในทุกวันของช่วงวันที่ที่เลือก เช่น

วันที่ 1 ถึงวันที่ 10
เวลา 08:00 ถึง 10:00

ระบบจะตีความว่าเป็นการจอง “ทุกวัน” ในช่วง 08:00-10:00 ของวันที่ 1-10 ซึ่งเหมาะกับการใช้งานห้องประชุมมากกว่าการล็อกห้องแบบต่อเนื่อง 24 ชั่วโมงตลอดช่วงหลายวัน แนวทางนี้ช่วยให้การบริหารทรัพยากรห้องมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะช่วงเวลาที่ไม่ได้ใช้งานจริงยังเปิดให้หน่วยงานอื่นจองได้ต่อ

3. ตรวจสอบเวลาซ้ำอัตโนมัติ

ระบบจะเช็กเวลาทับซ้อนของห้องประชุมโดยอัตโนมัติก่อนบันทึก และตรวจซ้ำอีกครั้งก่อนอนุมัติขั้นสุดท้าย ทำให้ลดความเสี่ยงของการจองชนกันจากการเปลี่ยนแปลงข้อมูลระหว่างทาง นี่คือคุณสมบัติสำคัญของ meeting room reservation system ที่ใช้งานจริงในองค์กร เพราะช่วยลดทั้งข้อผิดพลาดและข้อขัดแย้งในการใช้งานห้องร่วมกัน

4. ผู้ใช้งานติดตามรายการของตัวเองได้

ระบบไม่ได้จบแค่ตอนส่งคำขอ แต่ยังมีหน้า My bookings ให้ผู้ใช้งานติดตามรายการของตนเองได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็น

ดูสถานะล่าสุด
เปิดดูรายละเอียด
แก้ไขรายการที่ยังแก้ได้
ยกเลิกรายการตามกฎที่ตั้งไว้
ลบรายการตามสถานะที่ระบบอนุญาต

จุดนี้ช่วยลดภาระของเจ้าหน้าที่ เพราะผู้ใช้งานสามารถ self-service ได้มากขึ้น

5. มีปฏิทินการจองห้องที่เห็นภาพรวมได้ทันที

ระบบมีหน้า Reservation calendar สำหรับดูรายการจองที่อนุมัติแล้ว ทำให้ทีมงานเห็นภาพรวมของการใช้งานห้องแบบวันต่อวัน สัปดาห์ต่อสัปดาห์ หรือเดือนต่อเดือน ปฏิทินไม่ได้เป็นเพียงการแสดงข้อมูลสวยงาม แต่เป็นเครื่องมือบริหารทรัพยากรจริง เพราะช่วยตอบคำถามสำคัญได้ทันที เช่น

ช่วงไหนห้องถูกใช้งานหนาแน่น
ห้องไหนว่างบ่อย
การจองหลายวันของห้องใดบ้างกระทบตารางรวม

6. จัดการข้อมูลห้องประชุมได้จากหลังบ้าน

ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการ master data ของห้องประชุมได้ครบถ้วน เช่น

เพิ่มห้องใหม่
แก้ไขชื่อห้องและเลขห้อง
ระบุอาคารและจำนวนที่นั่ง
ใส่รายละเอียดเพิ่มเติมของห้อง
อัปโหลดรูปภาพห้อง
เปิดหรือปิดการใช้งานห้อง

สิ่งนี้ทำให้ระบบไม่ได้เป็นเพียงระบบรับคำขอ แต่เป็นฐานข้อมูลห้องประชุมที่พร้อมใช้งานต่อเนื่องในระยะยาว

7. รองรับอุปกรณ์และวัตถุประสงค์การใช้งาน

ในฟอร์มจอง ผู้ใช้งานสามารถระบุรายละเอียดสำคัญได้มากกว่าการเลือกวันเวลา เช่น

หัวข้อการประชุมหรือกิจกรรม
จำนวนผู้เข้าร่วม
วัตถุประสงค์การใช้งานห้อง
อุปกรณ์ที่ต้องการ
หมายเหตุเพิ่มเติม

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้อนุมัติและผู้ดูแลอาคารตัดสินใจได้ดีขึ้น และช่วยให้การจัดเตรียมห้องตรงตามความต้องการจริง

8. มีกฎการยกเลิกและการแก้ไขที่กำหนดได้

ระบบเปิดโอกาสให้แต่ละองค์กรตั้งค่า policy ของตัวเองได้ เช่น

อนุญาตให้แก้ไขหรืออนุมัติได้ถึงก่อนเวลาเริ่มจองหรือก่อนเวลาสิ้นสุด
อนุญาตให้ยกเลิกได้เฉพาะบางสถานะ
อนุญาตให้ยกเลิกย้อนหลังได้หรือไม่
กำหนดว่าสถานะใดบ้างที่ผู้จองลบรายการได้เอง

ผลลัพธ์คือองค์กรสามารถออกแบบระบบจองห้องให้สอดคล้องกับระเบียบภายในได้จริง

9. แจ้งเตือนผ่านหลายช่องทาง

เมื่อมีการบันทึก อนุมัติ หรือเปลี่ยนสถานะ ระบบสามารถแจ้งเตือนไปยังผู้เกี่ยวข้องผ่านช่องทางสำคัญได้ เช่น

Email
LINE
Telegram

ความสามารถนี้ช่วยลดการตกหล่นของข้อมูล โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องการ workflow เร็วและต้องแจ้งคนหลายฝ่ายพร้อมกัน

ข้อตกลงการนำไปใช้งาน

สามารถนำไปใช้งานส่วนตัวได้
สามารถพัฒนาต่อยอดได้
ต้องการให้ผู้เขียนพัฒนาเพิ่มเติม ติดต่อผู้เขียนได้โดยตรง (อาจมีค่าใช้จ่าย)
ผู้เขียนไม่รับผิดชอบข้อผิดพลาดใดๆในการใช้งาน
ห้ามขาย ถ้าต้องการนำไปพัฒนาต่อเพื่อขายให้ติดต่อผู้เขียนก่อน (เพื่อบริจาค)

ความต้องการ

Server ภาษา PHP 8 ขึ้นไป (สำหรับการทดสอบโปรแกรมบนเครื่องของตัวเอง แนะนำให้คิดตั้งโปรแกรม XAMPP เพื่อจำลองเป็น Server ก่อนการติดตั้งโปรแกรม)
ext-mbstring
PDO Mysql
UTF-8 support

การติดตั้งและการอัปเกรด

ดาวน์โหลดไฟล์ล่าสุดจาก Github
แตกไฟลฺ zip ที่ได้มาออกและอัปโหลดโค้ดทั้งหมดจากที่แตกไฟล์ขึ้นไปบน Server ไม่แนะนำให้อัปโหลดสคริปต์จากที่ทดสอบไปยัง Server ต้องใช้ไฟล์ใหม่และติดตั้งใหม่บน Server เท่านั้น รวมถึงการอัปเกรดด้วย
เรียกตัวติดตั้ง http://domain.tld/install/ (เปลี่ยน domain.tld เป็นโดเมนรวมพาธที่ทำการติดตั้งไว้) และดำเนินการตามขั้นตอนการติดตั้งหรืออัปเกร

เว็บไซต์ตัวอย่าง https://booking.acc.in.th

ดาวน์โหลดโค้ดได้จาก Github

หากต้องการสนับสนุนผู้เขียน สามารถบริจาคช่วยเหลือค่า Server ได้ที่